Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Artsessions SLU
• NIF/CIF: B64848997
• Domicilio: Carrer de Llull 240, 08005 Barcelona, España
• Email de contacto: privacy@replai.net
• Delegado/a o contacto de protección de datos: dpo@replai.net

2. Ámbito de esta política

La presente política regula el tratamiento de datos personales realizado a través de los sitios, aplicaciones, formularios, integraciones y servicios ofrecidos por REPLAI, incluidos replai.net, app.replai.net, employees.replai.net, así como la PWA y las aplicaciones móviles para empleados en iOS y Android.

Esta política cubre tanto los tratamientos en los que Artsessions SLU actúa como responsable del tratamiento como aquellos en los que actúa como encargado del tratamiento por cuenta de sus clientes.

3. Qué datos tratamos

Dependiendo de la relación mantenida con REPLAI y de las funcionalidades utilizadas, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos: nombre, apellidos, nombre de usuario, imagen de perfil, identificadores internos y datos profesionales.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, dirección profesional y datos asociados al proyecto o empresa.
• Datos de acceso y autenticación: credenciales, registros de inicio de sesión, tokens, identificadores de sesión y datos de seguridad.
• Datos contractuales y de facturación: suscripciones, planes, licencias, datos de cliente, facturas, pagos y consumo.
• Datos de uso de la plataforma: logs, actividad, eventos, métricas, trazas técnicas, preferencias y acciones realizadas dentro del servicio.
• Datos de CRM y captación: formularios, leads, contactos, empresas, oportunidades comerciales, notas, comunicaciones y datos de marketing.
• Datos de comunicaciones: emails enviados o recibidos mediante la plataforma, plantillas, confirmaciones, notificaciones y mensajes operativos.
• Datos documentales: archivos subidos, documentos, metadatos, categorías, identificadores externos y referencias a almacenamiento.
• Datos de firma electrónica: firmantes, evidencias de firma, trazabilidad del proceso, aceptación de consentimientos y, cuando proceda, datos biométricos vinculados al proceso de firma, siempre bajo la configuración y base jurídica correspondiente del cliente.
• Datos laborales y de empleados: fichajes, solicitudes, vacaciones, ausencias, horarios, tareas, documentos laborales, geolocalización asociada al fichaje cuando la funcionalidad esté activada y datos de perfil del empleado.
• Datos de attendance / Classlife: clases, sesiones, asistencia, alumnado, profesorado y estados vinculados al control de asistencia cuando el cliente tenga activado ese módulo.
• Datos de integraciones: identificadores y metadatos de Slack, LinkedIn u otros servicios conectados por el cliente o usuario.
• Datos de navegación: dirección IP, identificadores online, navegador, dispositivo, idioma, zona horaria, cookies y tecnologías similares.

4. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales para las siguientes finalidades, según cada caso:

• Gestionar la navegación web y la seguridad de nuestros sitios y aplicaciones.
• Crear y administrar cuentas de usuario, proyectos, permisos, roles y accesos.
• Prestar los servicios contratados por el cliente, incluyendo módulos de chatbot, CRM, firma electrónica, empleados, attendance, integraciones y publicaciones sociales.
• Gestionar formularios de contacto, solicitudes de información, demos y comunicaciones comerciales propias de REPLAI.
• Enviar newsletters, contenidos promocionales, novedades o comunicaciones comerciales, propias o gestionadas por nuestros clientes a través del CRM, cuando exista base legítima para ello.
• Gestionar tickets, incidencias, soporte técnico y atención al cliente.
• Gestionar suscripciones, facturación, cobros, renovaciones y relación contractual.
• Permitir el uso de integraciones con terceros, autenticaciones externas y canales conectados.
• Procesar, almacenar y organizar archivos, documentos, plantillas, logs y evidencias asociadas al servicio.
• Prevenir el fraude, mantener la seguridad, auditar eventos y cumplir obligaciones legales.
• Obtener métricas de uso, analítica y mejora de producto, incluyendo medición del rendimiento web y de la plataforma.
• Ofrecer funcionalidades basadas en inteligencia artificial para asistencia, automatización, análisis, enriquecimiento, clasificación, redacción o sugerencia de contenidos.

5. Base jurídica

Las bases jurídicas sobre las que tratamos datos personales pueden ser, según la finalidad concreta:

• Ejecución de un contrato o aplicación de medidas precontractuales.
• Consentimiento de la persona interesada, cuando resulte exigible.
• Cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Artsessions SLU.
• Interés legítimo de Artsessions SLU, por ejemplo en seguridad, prevención del fraude, mejora del servicio, soporte, analítica interna razonable o comunicaciones con clientes actuales, cuando proceda.

Cuando el tratamiento se realice por cuenta de un cliente de REPLAI, la base jurídica principal frente a las personas afectadas corresponderá al propio cliente en su condición de responsable del tratamiento.

6. Tratamientos en los que REPLAI actúa como encargado del tratamiento

En determinados módulos y funcionalidades, REPLAI actúa por cuenta del cliente y conforme a sus instrucciones documentadas, como encargado del tratamiento. Esto puede incluir, entre otros, los siguientes ámbitos:

• Gestión de empleados, fichajes, solicitudes, vacaciones, ausencias y tareas.
• Toma de asistencia y sincronización con plataformas educativas o académicas.
• CRM, formularios, leads, contactos, newsletters y acciones comerciales gestionadas por el cliente.
• Firma electrónica y tratamiento documental asociado.
• Chatbots, conversaciones, atención automatizada y análisis asociados al servicio configurado por el cliente.
• Integraciones sociales, de mensajería o productividad activadas por el cliente.

En estos casos, la responsabilidad sobre la legitimación del tratamiento, el contenido cargado y la información facilitada a las personas afectadas corresponde al cliente que utiliza REPLAI como herramienta.

7. Destinatarios y categorías de destinatarios

Podremos comunicar o dar acceso a datos personales a:

• Personal autorizado de Artsessions SLU.
• Clientes o usuarios autorizados dentro de cada proyecto o entorno contratado.
• Proveedores tecnológicos y subencargados que prestan servicios necesarios para el funcionamiento de REPLAI, como infraestructura cloud, envío de correo, autenticación, almacenamiento, vídeo embebido, IA, redes sociales, mensajería empresarial o herramientas de seguridad.
• Autoridades administrativas, judiciales o cuerpos competentes cuando exista obligación legal.

REPLAI no vende datos personales a terceros.

8. Transferencias internacionales

Con carácter general, REPLAI prioriza el alojamiento e infraestructura dentro del Espacio Económico Europeo. No obstante, determinados proveedores o integraciones de terceros pueden implicar acceso, almacenamiento, soporte o tratamiento desde fuera del EEE.

Cuando exista una transferencia internacional de datos, esta se realizará con las garantías adecuadas exigidas por la normativa aplicable, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos válidos en cada momento.

9. Plazos de conservación

Los datos se conservarán:

• Durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recabados.
• Mientras se mantenga la relación contractual o de prestación de servicios.
• Durante los plazos legalmente exigibles en materia mercantil, fiscal, contable, laboral, probatoria o de seguridad.
• Hasta que se retire el consentimiento, cuando el tratamiento dependa de él, sin perjuicio de tratamientos ya realizados.
• En el caso de clientes de la plataforma, mientras la suscripción o relación contractual permanezca vigente y posteriormente durante los periodos de bloqueo o conservación legalmente exigibles.

10. Datos de navegación, cookies y tecnologías similares

REPLAI utiliza cookies y tecnologías similares, incluidas cookies técnicas, de analítica y, en su caso, de personalización o medición, además de soluciones como Google Analytics / GA4, Google Tag Manager, mecanismos antispam o antifraude como CAPTCHA, reproductores o contenidos embebidos y el chatbot embebido en webs de clientes.

La información detallada sobre dichas tecnologías, sus finalidades y la gestión del consentimiento está disponible en la Política de cookies.

11. Inteligencia artificial y automatizaciones

REPLAI puede incorporar funcionalidades basadas en inteligencia artificial y automatización para asistir en tareas como redacción, clasificación, enriquecimiento de datos, respuestas automáticas, generación de resúmenes, análisis de información o interpretación de comandos.

Estas funcionalidades pueden apoyarse en proveedores tecnológicos especializados. Cuando el cliente active tales herramientas para tratar datos de terceros, deberá asegurarse de contar con base jurídica suficiente y de no introducir información que no esté legitimado para tratar.

REPLAI recomienda la supervisión humana de los resultados cuando puedan producir efectos relevantes, jurídicos, laborales, comerciales o reputacionales.

12. Seguridad

REPLAI aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, alteración, acceso no autorizado, divulgación indebida o tratamiento ilícito, atendiendo a la naturaleza de los datos, el estado de la técnica, los riesgos existentes y el contexto del tratamiento.

No obstante, ningún sistema es completamente invulnerable, por lo que no puede garantizarse seguridad absoluta.

13. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas pueden ejercer, cuando proceda, sus derechos de:

• Acceso
• Rectificación
• Supresión
• Oposición
• Limitación del tratamiento
• Portabilidad
• Retirada del consentimiento

Para ello, pueden escribir a privacy@replai.net o a dpo@replai.net, indicando su solicitud, los datos necesarios para identificarles y, en su caso, acreditando su identidad.

Si el tratamiento se realiza por REPLAI por cuenta de un cliente, la solicitud podrá ser redirigida o deberá ejercerse ante el cliente responsable del tratamiento.

Asimismo, si consideran que sus derechos no han sido debidamente atendidos, pueden presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

14. Menores de edad

REPLAI no ofrece sus servicios directamente a menores de edad ni dirige sus sitios o aplicaciones al público infantil. Cuando clientes de REPLAI utilicen la plataforma en contextos educativos, laborales o formativos con datos de terceros, serán dichos clientes quienes deban garantizar la legitimación adecuada y el cumplimiento de sus obligaciones informativas.

15. Comunicaciones comerciales

REPLAI podrá enviar comunicaciones comerciales propias cuando exista consentimiento o una relación previa que permita el envío conforme a la normativa aplicable.

Asimismo, determinados clientes podrán utilizar módulos de CRM, formularios o newsletter para gestionar sus propias comunicaciones comerciales, actuando REPLAI en ese caso como proveedor tecnológico o encargado del tratamiento.

En cada comunicación comercial se facilitará, cuando proceda, un mecanismo para oponerse o darse de baja.

16. Cambios en la política de privacidad

REPLAI podrá actualizar esta política de privacidad para adaptarla a cambios legales, técnicos, operativos o de producto. Cuando los cambios sean relevantes, se publicará la versión actualizada en los canales correspondientes.